1. الغرض

تهدف هذه السياسة إلى ترسيخ ثقافة التحسين المستمر في مركز روافد الإخاء للتدريب، من خلال تطوير العمليات والخدمات والبرامج التدريبية والأنظمة الإدارية بصورة منهجية، بما يسهم في رفع كفاءة الأداء المؤسسي، وتحقيق رضا أصحاب المصلحة، وتعزيز الجودة والاستدامة.

2. نطاق التطبيق

تطبق هذه السياسة على جميع الإدارات والوحدات التنظيمية والعمليات والخدمات والبرامج التدريبية والمشروعات والأنظمة الإلكترونية التابعة للمركز.

3. المرجعيات

تعتمد هذه السياسة على:

1. GOV-001 ميثاق الحوكمة المؤسسية.
2. POL-001 سياسة الحوكمة والإدارة.
3. POL-003 سياسة إدارة المخاطر.
4. POL-004 سياسة الالتزام والامتثال.
5. POL-005 سياسة المراجعة الداخلية.
6. الأنظمة واللوائح ذات العلاقة.

4. التعاريف

التحسين المستمر: عملية منهجية تهدف إلى تطوير الأداء والعمليات والخدمات بصورة مستمرة اعتمادًا على نتائج القياس والتحليل والمراجعة.

الإجراء التصحيحي: إجراء لمعالجة سبب عدم المطابقة ومنع تكرارها.

الإجراء التحسيني: إجراء يهدف إلى رفع مستوى الأداء أو تطوير العملية دون وجود مخالفة أو عدم مطابقة.

فرصة التحسين: فكرة أو ملاحظة يمكن أن تسهم في تحسين الأداء أو رفع جودة الخدمة.

5. أهداف السياسة

تهدف هذه السياسة إلى:

1. نشر ثقافة التحسين المستمر.
2. تطوير العمليات المؤسسية.
3. رفع جودة الخدمات التدريبية.
4. تحسين تجربة المستفيدين.
5. تعزيز الابتكار في بيئة العمل.
6. رفع كفاءة استخدام الموارد.
7. دعم تحقيق الأهداف الإستراتيجية.
8. تعزيز التميز المؤسسي.

6. المبادئ العامة

يلتزم المركز بالمبادئ التالية:

1. التحسين مسؤولية مشتركة.
2. اتخاذ القرارات بناءً على البيانات.
3. الاستفادة من نتائج المراجعات.
4. الاستفادة من ملاحظات المستفيدين.
5. دعم المبادرات التطويرية.
6. قياس أثر التحسينات.
7. مراجعة النتائج بصورة دورية.

7. مصادر فرص التحسين

تعتمد فرص التحسين على عدة مصادر، منها:

1. نتائج المراجعات الداخلية.
2. نتائج تقييم الأداء.
3. مؤشرات الأداء.
4. شكاوى المستفيدين.
5. مقترحات العاملين.
6. نتائج تقييم البرامج التدريبية.
7. نتائج تقييم المدربين.
8. تحليل المخاطر.
9. نتائج الاجتماعات الدورية.

8. تحديد فرص التحسين

تقوم جميع الإدارات بتحديد فرص التحسين ورفعها إلى إدارة الجودة والامتثال لدراستها وتحديد أولويات تنفيذها.

9. تقييم فرص التحسين

يتم تقييم فرص التحسين وفق معايير تشمل:

1. الأثر المتوقع.
2. مدى توافقها مع أهداف المركز.
3. الموارد المطلوبة.
4. الجدوى.
5. الأولوية.

10. تنفيذ التحسين

بعد اعتماد فرصة التحسين يتم:

1. إعداد خطة تنفيذ.
2. تحديد المسؤوليات.
3. تحديد الجدول الزمني.
4. توفير الموارد.
5. متابعة التنفيذ.

11. قياس النتائج

بعد تنفيذ التحسين يتم قياس أثره من خلال:

1. مؤشرات الأداء.
2. رضا المستفيدين.
3. جودة الخدمة.
4. كفاءة العملية.
5. تقليل الأخطاء.
6. تقليل الوقت أو التكلفة عند الاقتضاء.

12. مسؤوليات الإدارة العليا

تلتزم الإدارة العليا بما يلي:

1. دعم ثقافة التحسين.
2. اعتماد المبادرات الجوهرية.
3. توفير الموارد.
4. متابعة نتائج التحسين.

13. مسؤوليات إدارة الجودة والامتثال

تتولى إدارة الجودة والامتثال:

1. إدارة برامج التحسين.
2. متابعة تنفيذ المبادرات.
3. قياس النتائج.
4. إعداد التقارير.
5. حفظ سجلات التحسين.

14. مسؤوليات الإدارات

تلتزم الإدارات بما يلي:

1. اقتراح فرص التحسين.
2. تنفيذ المبادرات المعتمدة.
3. متابعة النتائج.
4. التعاون مع إدارة الجودة والامتثال.

15. مسؤوليات العاملين

يلتزم جميع العاملين بما يلي:

1. المشاركة في مبادرات التحسين.
2. تقديم المقترحات التطويرية.
3. دعم تنفيذ الإجراءات التحسينية.
4. الالتزام بالتغييرات المعتمدة.

16. التقارير

تصدر إدارة الجودة والامتثال تقارير دورية تتضمن:

1. المبادرات المنفذة.
2. المبادرات قيد التنفيذ.
3. فرص التحسين الجديدة.
4. نتائج القياس.
5. التوصيات.

17. مؤشرات الأداء

يقاس تطبيق هذه السياسة من خلال:

1. عدد مبادرات التحسين المنفذة.
2. نسبة تنفيذ خطط التحسين.
3. نسبة تحقيق أهداف المبادرات.
4. مستوى رضا المستفيدين.
5. عدد المقترحات المقدمة من العاملين.
6. نسبة المبادرات التي حققت النتائج المستهدفة.

18. الوثائق المرتبطة

1. GOV-001 ميثاق الحوكمة المؤسسية.
2. POL-005 سياسة المراجعة الداخلية.
3. PRC-006 إجراءات إدارة التحسين المستمر.
4. REG-007 سجل مبادرات التحسين.
5. REG-008 سجل فرص التحسين.

19. متطلبات الإثبات

20. المراجعة والتحديث

تراجع هذه السياسة مرة واحدة سنويًا، أو عند الحاجة نتيجة لتغييرات تنظيمية أو تشغيلية أو نظامية، وتوثق جميع التعديلات وفق إجراءات إدارة الوثائق.

21. الاعتماد

تعتمد هذه السياسة من المدير العام لمركز روافد الإخاء للتدريب، وتصبح نافذة اعتبارًا من تاريخ اعتمادها، ويلتزم جميع العاملين بتطبيق أحكامها.