1. الغرض

تهدف هذه السياسة إلى إنشاء نظام موحد لإدارة الوثائق والسجلات في مركز روافد الإخاء للتدريب، بما يضمن إنشاء الوثائق واعتمادها ومراجعتها وتحديثها وحفظها وأرشفتها وإتلافها بصورة منظمة، مع المحافظة على سلامة المعلومات وسهولة الوصول إليها ودعم متطلبات الحوكمة والجودة والامتثال.

2. نطاق التطبيق

تطبق هذه السياسة على جميع الوثائق والسجلات الورقية والإلكترونية الخاصة بمركز روافد الإخاء للتدريب، وتشمل جميع الإدارات والوحدات التنظيمية واللجان والعاملين.

3. المرجعيات

تعتمد هذه السياسة على:

1. دليل إدارة الوثائق (DOC-000).
2. ميثاق الحوكمة المؤسسية (GOV-001).
3. سياسة الحوكمة والإدارة (POL-001).
4. الأنظمة واللوائح ذات العلاقة.
5. متطلبات المركز الوطني للتعليم الإلكتروني ذات الصلة.

4. التعاريف

الوثيقة: أي مستند رسمي يتضمن سياسات أو إجراءات أو تعليمات أو أدلة أو نماذج أو تقارير.

السجل: دليل يثبت تنفيذ نشاط أو إجراء أو قرار.

الإصدار: النسخة الرسمية المعتمدة من الوثيقة.

النسخة المعتمدة: النسخة الوحيدة المسموح بالعمل بها.

الأرشفة: حفظ الوثائق والسجلات وفق آلية معتمدة لضمان سلامتها وسهولة استرجاعها.

5. أهداف السياسة

تهدف هذه السياسة إلى:

1. توحيد إدارة الوثائق.
2. حماية الوثائق من الفقد أو التلف.
3. منع استخدام الوثائق غير المعتمدة.
4. ضمان تتبع الإصدارات.
5. المحافظة على السجلات.
6. تسهيل عمليات المراجعة والتدقيق.
7. دعم التحول الرقمي للمركز.
8. رفع كفاءة إدارة المعرفة المؤسسية.

6. المبادئ العامة

يلتزم المركز بالمبادئ التالية:

1. توحيد نماذج الوثائق.
2. وضوح مسؤولية كل وثيقة.
3. وجود إصدار واحد معتمد.
4. حفظ تاريخ جميع التعديلات.
5. سهولة الوصول للمستخدمين المخولين.
6. حماية سرية الوثائق حسب تصنيفها.
7. المحافظة على سلامة السجلات.

7. تصنيف الوثائق

تصنف الوثائق إلى:

1. المواثيق.
2. السياسات.
3. الإجراءات.
4. تعليمات العمل.
5. النماذج.
6. السجلات.
7. الأدلة.
8. التقارير.
9. محاضر الاجتماعات.
10. الأدلة التشغيلية.

8. إنشاء الوثائق

يتم إنشاء الوثائق وفق القالب الرسمي المعتمد للمركز، ويجب أن تتضمن:

1. رقم الوثيقة.
2. اسم الوثيقة.
3. الإصدار.
4. مالك الوثيقة.
5. حالة الوثيقة.
6. تاريخ الإصدار.
7. تاريخ المراجعة.

9. مراجعة الوثائق

تراجع جميع الوثائق قبل اعتمادها للتحقق من:

1. سلامة المحتوى.
2. توافقه مع الأنظمة.
3. توافقه مع بقية الوثائق.
4. خلوه من التعارض أو التكرار.

10. اعتماد الوثائق

لا تصبح أي وثيقة نافذة إلا بعد اعتمادها من الجهة المخولة وفق مصفوفة الصلاحيات المعتمدة بالمركز.

11. إصدار الوثائق

بعد الاعتماد:

1. يمنح الإصدار رقمًا رسميًا.
2. تحفظ النسخة الأصلية.
3. تنشر النسخة المعتمدة.
4. يتم إلغاء النسخ السابقة.

12. تعديل الوثائق

يتم تعديل الوثائق عند الحاجة وفق الإجراءات المعتمدة، مع توثيق جميع التعديلات في سجل الإصدارات.

13. إلغاء الوثائق

يجوز إلغاء الوثائق في الحالات التالية:

1. صدور وثيقة بديلة.
2. انتهاء الحاجة إليها.
3. تغير الأنظمة.
4. إعادة هيكلة العمليات.

وتحفظ النسخ الملغاة في الأرشيف مع توضيح حالتها.

14. إدارة السجلات

يلتزم المركز بحفظ السجلات بما يضمن:

1. سلامتها.
2. سهولة استرجاعها.
3. حماية محتواها.
4. الالتزام بمدة الاحتفاظ المحددة.

15. حفظ الوثائق

تحفظ الوثائق في أماكن مخصصة مع توفير وسائل الحماية المناسبة للوثائق الورقية والإلكترونية.

16. الأرشفة

تعتمد إدارة الجودة والامتثال آلية موحدة لأرشفة الوثائق والسجلات، مع مراعاة:

1. سهولة البحث.
2. سلامة الملفات.
3. النسخ الاحتياطي.
4. حماية البيانات.

17. صلاحيات الوصول

تحدد صلاحيات الاطلاع والتعديل على الوثائق وفق طبيعة العمل والصلاحيات الممنوحة للعاملين.

18. الاحتفاظ والإتلاف

تحدد مدة الاحتفاظ بكل نوع من الوثائق والسجلات وفق الأنظمة والسياسات المعتمدة، ويتم إتلاف الوثائق المنتهية بطريقة تضمن حماية المعلومات.

19. المسؤوليات

الإدارة العليا

1. اعتماد الوثائق الرئيسية.

إدارة الجودة والامتثال

1. إدارة مكتبة الوثائق.
2. متابعة المراجعات.
3. حفظ النسخ المعتمدة.

مالكو الوثائق

1. تحديث الوثائق.
2. مراجعتها.
3. اقتراح التعديلات.

جميع العاملين

1. استخدام الوثائق المعتمدة فقط.
2. المحافظة على السجلات.
3. الإبلاغ عن أي استخدام لوثائق غير معتمدة.

20. مؤشرات الأداء

1. نسبة الوثائق المعتمدة.
2. نسبة مراجعة الوثائق في موعدها.
3. عدد الوثائق المنتهية غير المحدثة.
4. متوسط زمن اعتماد الوثائق.
5. نسبة اكتمال السجلات.
6. عدد حالات استخدام وثائق غير معتمدة.

21. الوثائق المرتبطة

1. DOC-000 دليل إدارة الوثائق.
2. GOV-001 ميثاق الحوكمة المؤسسية.
3. POL-001 سياسة الحوكمة والإدارة.
4. PRC-001 إجراءات إدارة الوثائق.
5. REG-001 سجل الوثائق.
6. REG-002 سجل الإصدارات.

22. متطلبات الإثبات

23. المراجعة والتحديث

تراجع هذه السياسة مرة واحدة سنويًا أو عند الحاجة، وتوثق جميع التعديلات وفق إجراءات إدارة الوثائق.

24. الاعتماد

تعتمد هذه السياسة من المدير العام لمركز روافد الإخاء للتدريب، وتصبح نافذة اعتبارًا من تاريخ اعتمادها، ويلتزم جميع العاملين بتطبيق أحكامها.