1. الغرض

تهدف هذه السياسة إلى وضع إطار مؤسسي موحد لحوكمة وإدارة أعمال مركز روافد الإخاء للتدريب، بما يضمن وضوح الأدوار والمسؤوليات، ورفع كفاءة اتخاذ القرار، وتعزيز الشفافية والمساءلة، وتحقيق الامتثال للأنظمة واللوائح ذات العلاقة، ودعم الجودة والتحسين المستمر في جميع أعمال المركز.

2. نطاق التطبيق

تطبق هذه السياسة على جميع الإدارات والوحدات التنظيمية واللجان والموظفين والمدربين والمتعاونين، وتشمل جميع العمليات الإدارية والأكاديمية والتقنية والتشغيلية التي ينفذها مركز روافد الإخاء للتدريب.

3. المرجعيات

تعتمد هذه السياسة على ما يلي:

1. ميثاق الحوكمة المؤسسية لمركز روافد الإخاء للتدريب (GOV-001).
2. الأنظمة واللوائح المنظمة لعمل مراكز التدريب في المملكة العربية السعودية.
3. متطلبات المركز الوطني للتعليم الإلكتروني ذات العلاقة.
4. اللوائح والقرارات الداخلية الصادرة عن مركز روافد الإخاء للتدريب.

4. التعاريف

لأغراض هذه السياسة يقصد بالمصطلحات الآتية المعاني الموضحة أمام كل منها:

المركز: مركز روافد الإخاء للتدريب.

الحوكمة: مجموعة المبادئ والضوابط التي تنظم إدارة أعمال المركز، وتضمن الشفافية والمساءلة والكفاءة والامتثال.

الإدارة العليا: المدير العام ومن يفوضه من القيادات التنفيذية.

اللجان: اللجان الدائمة أو المؤقتة المشكلة بقرار من الإدارة العليا.

أصحاب المصلحة: جميع الجهات والأفراد الذين يتأثرون أو يؤثرون في أعمال المركز.

5. أهداف السياسة

تهدف هذه السياسة إلى:

1. ترسيخ مبادئ الحوكمة المؤسسية.
2. توضيح الأدوار والمسؤوليات والصلاحيات.
3. دعم اتخاذ القرار المؤسسي.
4. تعزيز الشفافية والمساءلة.
5. ضمان الامتثال للأنظمة والسياسات.
6. تحسين كفاءة العمليات.
7. دعم إدارة المخاطر.
8. تحقيق التحسين المستمر.
9. رفع مستوى رضا أصحاب المصلحة.

6. مبادئ الحوكمة والإدارة

يلتزم مركز روافد الإخاء للتدريب بالمبادئ التالية:

1. الشفافية.
2. النزاهة.
3. العدالة.
4. المساءلة.
5. المسؤولية.
6. الكفاءة.
7. الامتثال.
8. إدارة المخاطر.
9. التحسين المستمر.
10. حماية حقوق أصحاب المصلحة.

7. الهيكل الإداري

يعتمد المركز هيكلاً تنظيمياً معتمداً يحدد بوضوح:

1. الإدارة العليا.
2. الإدارات التنفيذية.
3. الوحدات التنظيمية.
4. اللجان.
5. خطوط التقارير الإدارية.
6. العلاقات الوظيفية.

ولا يجوز إنشاء أي وحدة تنظيمية أو تعديل صلاحياتها إلا وفق الإجراءات المعتمدة.

8. الصلاحيات والمسؤوليات

تحدد الصلاحيات وفق الهيكل التنظيمي واللوائح المعتمدة، ويجب أن تكون:

1. موثقة.
2. معتمدة.
3. معلنة للجهات المعنية.
4. متناسبة مع المسؤوليات الموكلة.

ويمنع تجاوز الصلاحيات أو استخدامها خارج الأغراض المخصصة لها.

9. الإدارة العليا

تلتزم الإدارة العليا بما يلي:

1. اعتماد الخطط الإستراتيجية.
2. اعتماد السياسات واللوائح.
3. توفير الموارد اللازمة.
4. متابعة الأداء المؤسسي.
5. مراجعة مؤشرات الأداء.
6. دعم الجودة والامتثال.
7. الإشراف على إدارة المخاطر.

10. الإدارات التنفيذية

تلتزم الإدارات التنفيذية بما يلي:

1. تنفيذ السياسات المعتمدة.
2. إدارة الموارد بكفاءة.
3. متابعة مؤشرات الأداء.
4. رفع التقارير الدورية.
5. معالجة المخاطر التشغيلية.
6. تنفيذ خطط التحسين.

11. اللجان

تشكل اللجان بقرار من الإدارة العليا، ويحدد القرار:

1. اسم اللجنة.
2. أهدافها.
3. اختصاصاتها.
4. مدة تشكيلها.
5. أعضاؤها.
6. رئيس اللجنة.
7. آلية الاجتماعات.
8. آلية اتخاذ القرارات.

وتوثق جميع اجتماعات اللجان بمحاضر رسمية تحفظ وفق سياسة إدارة الوثائق.

12. اتخاذ القرار

تتخذ القرارات الإدارية وفق المبادئ التالية:

1. الاعتماد على البيانات والمعلومات الموثقة.
2. مراعاة الأنظمة واللوائح.
3. مراعاة مصلحة المركز.
4. تقييم المخاطر المحتملة.
5. توثيق القرارات الجوهرية.

13. الشفافية

يلتزم المركز بنشر المعلومات التي يجوز نشرها وفق الأنظمة، بما يحقق الوضوح والثقة ويعزز العلاقة مع أصحاب المصلحة.

14. المساءلة

يخضع جميع العاملين للمساءلة عن أداء مسؤولياتهم، ويتم التعامل مع المخالفات وفق اللوائح والإجراءات المعتمدة.

15. إدارة المخاطر

يلتزم المركز بتحديد المخاطر المؤسسية والتشغيلية، وتقييمها، ووضع خطط لمعالجتها، ومراجعتها بصورة دورية بالتنسيق مع الجهات المعنية.

16. الامتثال

تلتزم جميع الإدارات والعاملين بالامتثال للأنظمة واللوائح والسياسات والإجراءات المعتمدة، ويعد أي إخلال بذلك مخالفة تستوجب المعالجة وفق الإجراءات المعتمدة.

17. التحسين المستمر

يعمل المركز على تطوير عملياته بصورة مستمرة من خلال:

1. مراجعة الأداء.
2. تحليل النتائج.
3. دراسة الملاحظات.
4. تنفيذ الإجراءات التصحيحية والتحسينية.
5. متابعة أثر التحسينات.

18. مؤشرات الأداء

يقاس تطبيق هذه السياسة من خلال مؤشرات أداء تشمل:

1. نسبة الالتزام بالسياسات المؤسسية.
2. نسبة تنفيذ خطط التحسين.
3. عدد اجتماعات اللجان المنعقدة.
4. نسبة تنفيذ قرارات اللجان.
5. عدد الملاحظات الناتجة عن المراجعات الداخلية.
6. نسبة معالجة الملاحظات ضمن المدد المحددة.

19. الوثائق المرتبطة

ترتبط هذه السياسة بالوثائق التالية:

1. GOV-001 ميثاق الحوكمة المؤسسية.
2. POL-002 سياسة إدارة الوثائق والسجلات.
3. POL-003 سياسة إدارة المخاطر.
4. POL-004 سياسة الالتزام والامتثال.
5. POL-005 سياسة المراجعة الداخلية.

20. متطلبات الإثبات

يلزم توفير الأدلة التالية لإثبات تطبيق هذه السياسة:

21. المراجعة والتحديث

تراجع هذه السياسة مرة واحدة على الأقل كل اثني عشر شهرًا، أو عند حدوث تغييرات تنظيمية أو نظامية تستوجب تحديثها، وتوثق جميع التعديلات وفق إجراءات إدارة الوثائق.

22. الاعتماد

تعتمد هذه السياسة من المدير العام لمركز روافد الإخاء للتدريب، وتصبح نافذة اعتبارًا من تاريخ اعتمادها، ويلتزم جميع العاملين بتطبيق أحكامها كل فيما يخصه.