1. الغرض

تهدف هذه السياسة إلى وضع إطار مؤسسي لإدارة الالتزام والامتثال في مركز روافد الإخاء للتدريب، بما يضمن الالتزام بالأنظمة واللوائح والتعليمات والاشتراطات التنظيمية والسياسات الداخلية، ويعزز ثقافة الامتثال والحوكمة في جميع أعمال المركز.

2. نطاق التطبيق

تطبق هذه السياسة على جميع الإدارات والوحدات التنظيمية والموظفين والمدربين والمتعاونين، وتشمل جميع العمليات والخدمات والبرامج التدريبية والأنظمة الإلكترونية التابعة للمركز.

3. المرجعيات

تعتمد هذه السياسة على:

1. GOV-001 ميثاق الحوكمة المؤسسية.
2. POL-001 سياسة الحوكمة والإدارة.
3. POL-002 سياسة إدارة الوثائق والسجلات.
4. POL-003 سياسة إدارة المخاطر.
5. الأنظمة واللوائح ذات العلاقة.
6. اللوائح الداخلية لمركز روافد الإخاء للتدريب.

4. التعاريف

الامتثال: الالتزام بالأنظمة واللوائح والسياسات والإجراءات والتعليمات المعتمدة.

المتطلب التنظيمي: أي التزام صادر من جهة تنظيمية أو رقابية أو من الإدارة العليا بالمركز.

مخالفة الامتثال: أي تصرف أو إجراء يخالف المتطلبات النظامية أو السياسات أو الإجراءات المعتمدة.

إدارة الالتزام: الأنشطة التي تهدف إلى متابعة وتقييم وتحسين مستوى الامتثال داخل المركز.

5. أهداف السياسة

تهدف هذه السياسة إلى:

1. ترسيخ ثقافة الالتزام المؤسسي.
2. ضمان الالتزام بالأنظمة واللوائح.
3. دعم تطبيق سياسات المركز.
4. تقليل مخاطر عدم الامتثال.
5. حماية سمعة المركز.
6. تعزيز ثقة الجهات التنظيمية وأصحاب المصلحة.
7. دعم استمرارية الأعمال.
8. تحسين الأداء المؤسسي.

6. المبادئ العامة

يلتزم المركز بالمبادئ التالية:

1. الامتثال مسؤولية جميع العاملين.
2. الوقاية من مخالفات الامتثال أولاً.
3. التوثيق الكامل لجميع أعمال الامتثال.
4. العدالة في معالجة المخالفات.
5. الشفافية في التقارير.
6. التحسين المستمر لمنظومة الامتثال.

7. متطلبات الامتثال

يلتزم المركز بالامتثال لما يلي:

1. الأنظمة واللوائح الوطنية ذات العلاقة.
2. اشتراطات الجهات التنظيمية.
3. اللوائح الداخلية للمركز.
4. السياسات والإجراءات المعتمدة.
5. العقود والاتفاقيات المبرمة.
6. قرارات الإدارة العليا.

8. إدارة الالتزام

تتولى إدارة الجودة والامتثال ما يلي:

1. متابعة المتطلبات التنظيمية.
2. نشر السياسات والتعليمات.
3. متابعة الالتزام بالإجراءات.
4. إعداد تقارير الامتثال.
5. متابعة حالات عدم الامتثال.
6. التنسيق مع الإدارات لمعالجة الملاحظات.

9. مسؤوليات الإدارة العليا

تلتزم الإدارة العليا بما يلي:

1. دعم ثقافة الامتثال.
2. اعتماد السياسات والضوابط.
3. توفير الموارد اللازمة.
4. مراجعة تقارير الامتثال.
5. متابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية.

10. مسؤوليات الإدارات

تلتزم الإدارات بما يلي:

1. الالتزام بالأنظمة والسياسات.
2. متابعة تنفيذ الضوابط.
3. معالجة حالات عدم الامتثال.
4. التعاون مع إدارة الجودة والامتثال.
5. توفير الأدلة المطلوبة.

11. مسؤوليات العاملين

يلتزم جميع العاملين بما يلي:

1. الالتزام بالأنظمة والسياسات والإجراءات.
2. الإبلاغ عن أي حالة عدم امتثال.
3. التعاون مع فرق المراجعة.
4. المحافظة على سرية المعلومات.

12. حالات عدم الامتثال

تشمل حالات عدم الامتثال - على سبيل المثال لا الحصر:

1. مخالفة السياسات.
2. مخالفة الإجراءات.
3. عدم تنفيذ القرارات المعتمدة.
4. تجاوز الصلاحيات.
5. عدم استكمال السجلات المطلوبة.
6. عدم الالتزام بالمتطلبات التنظيمية.

13. معالجة حالات عدم الامتثال

عند اكتشاف حالة عدم امتثال يتم:

1. توثيق الحالة.
2. تحليل أسبابها.
3. تحديد الإجراءات التصحيحية.
4. تحديد المسؤول عن التنفيذ.
5. متابعة التنفيذ.
6. التحقق من إغلاق الحالة.

14. التقارير

تصدر إدارة الجودة والامتثال تقارير دورية تتضمن:

1. مستوى الامتثال.
2. حالات عدم الامتثال.
3. الإجراءات التصحيحية.
4. نسبة الإنجاز.
5. التوصيات.

15. مؤشرات الأداء

يقاس تطبيق هذه السياسة من خلال:

1. نسبة الالتزام بالسياسات.
2. عدد حالات عدم الامتثال.
3. نسبة إغلاق الملاحظات.
4. متوسط زمن معالجة المخالفات.
5. نسبة تنفيذ الإجراءات التصحيحية.
6. نسبة استكمال متطلبات الجهات التنظيمية.

16. الوثائق المرتبطة

1. GOV-001 ميثاق الحوكمة المؤسسية.
2. POL-001 سياسة الحوكمة والإدارة.
3. POL-003 سياسة إدارة المخاطر.
4. POL-005 سياسة المراجعة الداخلية.
5. PRC-004 إجراءات إدارة الالتزام والامتثال.
6. REG-004 سجل حالات عدم الامتثال.

17. متطلبات الإثبات

18. المراجعة والتحديث

تراجع هذه السياسة مرة واحدة سنويًا أو عند صدور متطلبات تنظيمية جديدة أو تحديثات جوهرية تؤثر على أعمال المركز.

19. الاعتماد

تعتمد هذه السياسة من المدير العام لمركز روافد الإخاء للتدريب، وتصبح نافذة اعتبارًا من تاريخ اعتمادها، ويلتزم جميع العاملين بتطبيق أحكامها.