1. الغرض

تهدف هذه السياسة إلى وضع إطار مؤسسي لإدارة مؤشرات الأداء في مركز روافد الإخاء للتدريب، بما يضمن قياس أداء الإدارات والبرامج التدريبية والعمليات والخدمات بصورة دقيقة ومنهجية، ودعم اتخاذ القرار، وتحقيق الأهداف الإستراتيجية، وتعزيز ثقافة التحسين المستمر.

2. نطاق التطبيق

تطبق هذه السياسة على جميع الإدارات والوحدات التنظيمية والبرامج التدريبية والخدمات والعمليات والمشروعات التابعة لمركز روافد الإخاء للتدريب.

3. المرجعيات

تعتمد هذه السياسة على:

1. GOV-001 ميثاق الحوكمة المؤسسية.
2. POL-001 سياسة الحوكمة والإدارة.
3. POL-003 سياسة إدارة المخاطر.
4. POL-005 سياسة المراجعة الداخلية.
5. POL-006 سياسة التحسين المستمر.
6. الخطة الإستراتيجية للمركز.
7. الأنظمة واللوائح ذات العلاقة.

4. التعاريف

مؤشر الأداء (KPI): مقياس كمي أو نوعي يستخدم لقياس مدى تحقيق هدف محدد.

الهدف الإستراتيجي: النتيجة التي يسعى المركز إلى تحقيقها ضمن خطته الإستراتيجية.

القيمة المستهدفة: المستوى المطلوب تحقيقه للمؤشر خلال فترة زمنية محددة.

لوحة مؤشرات الأداء: وسيلة لعرض ومتابعة نتائج مؤشرات الأداء وتحليلها.

5. أهداف السياسة

تهدف هذه السياسة إلى:

1. توحيد منهجية إعداد مؤشرات الأداء.
2. قياس الأداء المؤسسي بصورة منتظمة.
3. دعم اتخاذ القرار.
4. متابعة تحقيق الأهداف الإستراتيجية.
5. تعزيز المساءلة.
6. تحسين جودة الخدمات.
7. دعم التحسين المستمر.
8. رفع كفاءة استخدام الموارد.

6. المبادئ العامة

يلتزم المركز بالمبادئ التالية:

1. ربط المؤشرات بالأهداف الإستراتيجية.
2. الاعتماد على بيانات دقيقة وموثوقة.
3. تحديد مسؤول لكل مؤشر.
4. مراجعة المؤشرات بصورة دورية.
5. استخدام نتائج القياس في اتخاذ القرار.
6. توثيق نتائج القياس وتحليلها.

7. إعداد مؤشرات الأداء

يجب أن تتضمن مؤشرات الأداء ما يلي:

1. اسم المؤشر.
2. الهدف المرتبط به.
3. تعريف المؤشر.
4. طريقة الاحتساب.
5. مصدر البيانات.
6. دورية القياس.
7. القيمة المستهدفة.
8. مسؤول المؤشر.

8. جمع البيانات

تجمع بيانات مؤشرات الأداء من مصادر معتمدة، مع التحقق من صحتها واكتمالها قبل استخدامها في التقارير.

9. قياس الأداء

تقاس المؤشرات وفق الدورية المحددة، ويتم مقارنة النتائج بالقيم المستهدفة وتحليل الانحرافات عند وجودها.

10. تحليل النتائج

تقوم الإدارات بتحليل نتائج المؤشرات لتحديد:

1. نقاط القوة.
2. فرص التحسين.
3. أسباب الانحراف.
4. الإجراءات المقترحة.
5. المخاطر المرتبطة.

11. التقارير

تعد إدارة الجودة والامتثال تقارير دورية تتضمن:

1. نتائج المؤشرات.
2. نسبة تحقيق المستهدفات.
3. تحليل الأداء.
4. التوصيات.
5. المبادرات المقترحة.

وترفع التقارير إلى الإدارة العليا وفق الجدول الزمني المعتمد.

12. مسؤوليات الإدارة العليا

تلتزم الإدارة العليا بما يلي:

1. اعتماد مؤشرات الأداء الرئيسة.
2. مراجعة نتائج الأداء.
3. اتخاذ القرارات المناسبة.
4. دعم المبادرات التحسينية.

13. مسؤوليات إدارة الجودة والامتثال

تتولى إدارة الجودة والامتثال:

1. إعداد إطار مؤشرات الأداء.
2. متابعة القياس.
3. مراجعة النتائج.
4. إعداد التقارير.
5. حفظ سجلات القياس.

14. مسؤوليات الإدارات

تلتزم الإدارات بما يلي:

1. توفير البيانات.
2. متابعة مؤشرات إداراتها.
3. تحليل النتائج.
4. تنفيذ الإجراءات التصحيحية والتحسينية.
5. رفع التقارير في المواعيد المحددة.

15. مراجعة مؤشرات الأداء

تراجع مؤشرات الأداء بصورة دورية للتأكد من استمرار ملاءمتها للأهداف الإستراتيجية واحتياجات المركز، ويجوز تعديلها أو استحداث مؤشرات جديدة وفق الإجراءات المعتمدة.

16. مؤشرات الأداء الخاصة بتطبيق هذه السياسة

يقاس تطبيق هذه السياسة من خلال:

1. نسبة اكتمال مؤشرات الأداء المعتمدة.
2. نسبة التقارير الصادرة في موعدها.
3. نسبة تحقيق المستهدفات.
4. نسبة المؤشرات التي تم تحديثها.
5. نسبة الإدارات الملتزمة برفع بيانات المؤشرات.
6. متوسط زمن إعداد تقارير الأداء.

17. الوثائق المرتبطة

1. GOV-001 ميثاق الحوكمة المؤسسية.
2. POL-001 سياسة الحوكمة والإدارة.
3. POL-006 سياسة التحسين المستمر.
4. PRC-010 إجراءات إدارة مؤشرات الأداء.
5. FRM-011 نموذج بطاقة مؤشر أداء.
6. REG-014 سجل مؤشرات الأداء.
7. REG-015 سجل نتائج القياس.

18. متطلبات الإثبات

19. المراجعة والتحديث

تراجع هذه السياسة مرة واحدة سنويًا أو عند تحديث الخطة الإستراتيجية أو حدوث تغييرات تنظيمية أو تشغيلية تؤثر على منظومة قياس الأداء.

20. الاعتماد

تعتمد هذه السياسة من المدير العام لمركز روافد الإخاء للتدريب، وتصبح نافذة اعتبارًا من تاريخ اعتمادها، ويلتزم جميع العاملين بتطبيق أحكامها.