1. الغرض

تهدف هذه السياسة إلى وضع إطار مؤسسي موحد لإدارة جميع التغييرات التنظيمية والإدارية والتشغيلية والتقنية والأكاديمية في مركز روافد الإخاء للتدريب، بما يضمن تنفيذها بصورة مدروسة ومنظمة، وتقليل المخاطر المرتبطة بها، والمحافظة على استمرارية الأعمال وجودة الخدمات.

2. نطاق التطبيق

تطبق هذه السياسة على جميع التغييرات التي تطرأ على:

1. الهيكل التنظيمي.
2. السياسات والإجراءات.
3. الأنظمة الإلكترونية.
4. البرامج التدريبية.
5. الخدمات.
6. العمليات التشغيلية.
7. البنية التقنية.
8. النماذج والسجلات.
9. الموارد البشرية.

3. المرجعيات

تعتمد هذه السياسة على:

1. GOV-001 ميثاق الحوكمة المؤسسية.
2. POL-001 سياسة الحوكمة والإدارة.
3. POL-003 سياسة إدارة المخاطر.
4. POL-006 سياسة التحسين المستمر.
5. دليل إدارة الوثائق (DOC-000).
6. الأنظمة واللوائح ذات العلاقة.

4. التعاريف

التغيير: أي تعديل أو إضافة أو حذف يؤثر في العمليات أو الخدمات أو الأنظمة أو الهيكل التنظيمي أو الوثائق أو الموارد.

طلب التغيير: طلب رسمي يتضمن وصف التغيير المقترح ومبرراته وأثره المتوقع.

مالك التغيير: الجهة أو الإدارة المسؤولة عن تنفيذ التغيير ومتابعته.

لجنة التغيير: اللجنة المخولة بدراسة واعتماد التغييرات الجوهرية.

5. أهداف السياسة

تهدف هذه السياسة إلى:

1. تنظيم إدارة التغييرات.
2. تقليل مخاطر التغيير.
3. ضمان استمرارية الأعمال.
4. رفع كفاءة تنفيذ التغييرات.
5. تحسين جودة الخدمات.
6. المحافظة على الامتثال.
7. ضمان توثيق جميع التغييرات.
8. رفع جاهزية العاملين للتغيير.

6. المبادئ العامة

يلتزم المركز بالمبادئ التالية:

1. لا ينفذ أي تغيير جوهري دون موافقة الجهة المختصة.
2. توثق جميع التغييرات.
3. تدرس آثار التغيير قبل اعتماده.
4. يحدد مسؤول لكل تغيير.
5. تراجع نتائج التغيير بعد التنفيذ.
6. يتم إشعار الجهات المعنية بالتغييرات المؤثرة.

7. أنواع التغييرات

تشمل التغييرات ما يلي:

1. تغييرات تنظيمية.
2. تغييرات تشغيلية.
3. تغييرات تقنية.
4. تغييرات أكاديمية.
5. تغييرات في الوثائق.
6. تغييرات في الأنظمة.
7. تغييرات في الخدمات.
8. تغييرات في الإجراءات.

8. طلبات التغيير

يجب أن يتضمن طلب التغيير على الأقل:

1. وصف التغيير.
2. مبرراته.
3. أهدافه.
4. أثره المتوقع.
5. المخاطر المحتملة.
6. الموارد المطلوبة.
7. الجدول الزمني.
8. الجهة المنفذة.

9. تقييم التغيير

يتم تقييم جميع طلبات التغيير وفق المعايير التالية:

1. الأثر المؤسسي.
2. المخاطر.
3. التكلفة.
4. الجدوى.
5. التوافق مع أهداف المركز.
6. تأثيره على المستفيدين.

10. اعتماد التغيير

يعتمد التغيير وفق الصلاحيات المعتمدة، ولا يجوز البدء في تنفيذه قبل الحصول على الموافقة الرسمية.

11. تنفيذ التغيير

يجب أن يتم تنفيذ التغيير وفق خطة معتمدة تتضمن:

1. الأنشطة.
2. المسؤوليات.
3. الجدول الزمني.
4. خطة التواصل.
5. خطة إدارة المخاطر.
6. خطة العودة عند الحاجة.

12. متابعة التغيير

تتابع الإدارة المالكة للتغيير بالتنسيق مع إدارة الجودة والامتثال تنفيذ جميع الأنشطة حتى إغلاق التغيير بصورة رسمية.

13. تقييم نتائج التغيير

بعد الانتهاء من التنفيذ يتم تقييم:

1. تحقيق أهداف التغيير.
2. أثر التغيير على الأداء.
3. رضا المستفيدين.
4. أي آثار غير متوقعة.
5. فرص التحسين المستقبلية.

14. مسؤوليات الإدارة العليا

تلتزم الإدارة العليا بما يلي:

1. اعتماد التغييرات الجوهرية.
2. توفير الموارد اللازمة.
3. متابعة نتائج التغيير.
4. دعم إدارة التغيير المؤسسي.

15. مسؤوليات إدارة الجودة والامتثال

تتولى إدارة الجودة والامتثال:

1. متابعة تطبيق هذه السياسة.
2. مراجعة طلبات التغيير.
3. متابعة تنفيذ التغييرات.
4. حفظ سجلات التغيير.
5. إعداد التقارير الدورية.

16. مسؤوليات الإدارات

تلتزم الإدارات بما يلي:

1. تقديم طلبات التغيير.
2. تنفيذ التغييرات المعتمدة.
3. تقييم نتائج التنفيذ.
4. التعاون مع الجهات ذات العلاقة.

17. مؤشرات الأداء

يقاس تطبيق هذه السياسة من خلال:

1. عدد طلبات التغيير المنفذة.
2. نسبة نجاح التغييرات.
3. نسبة التغييرات المنفذة ضمن الجدول الزمني.
4. عدد التغييرات الطارئة.
5. نسبة التغييرات التي حققت أهدافها.
6. عدد المشكلات الناتجة عن التغيير.

18. الوثائق المرتبطة

1. GOV-001 ميثاق الحوكمة المؤسسية.
2. POL-003 سياسة إدارة المخاطر.
3. POL-006 سياسة التحسين المستمر.
4. PRC-007 إجراءات إدارة التغيير.
5. FRM-007 نموذج طلب تغيير.
6. REG-009 سجل التغييرات.

19. متطلبات الإثبات

20. المراجعة والتحديث

تراجع هذه السياسة مرة واحدة سنويًا أو عند الحاجة نتيجة لتغييرات تنظيمية أو تشغيلية أو نظامية، وتوثق جميع التعديلات وفق إجراءات إدارة الوثائق.

21. الاعتماد

تعتمد هذه السياسة من المدير العام لمركز روافد الإخاء للتدريب، وتصبح نافذة اعتبارًا من تاريخ اعتمادها، ويلتزم جميع العاملين بتطبيق أحكامها.